Eine Abbildung der Geschäftsprozesse bewegt sich immer in einem Spannungsfeld zwischen notwendiger Übersichtlichkeit und möglichst vollständiger Abbildung aller Informationen. Wenn ein Organisationshandbuch (also auch ein Qualitätsmanagementhandbuch z.B. nach DIN EN ISO 9000ff.) erstellt wird, so soll dieses nach Möglichkeit ALLE relevanten verwendeten Dokumente sowie ALLE mitgeltenden Unterlagen, ALLE beteiligten Personen, ALLE verantwortlichen Personen sowie JEDES Ergebnis sinnvoll abbilden. Das geschieht, indem Ebenen oder Sichten definiert werden, innerhalb derer bestimmte Prozesse, Objekte und Ausprägungen dargestellt werden. Zur Auflösung dieses Spannungsfeldes gibt es unterschiedliche Ansätze, ein sehr gängiger ist, die Darstellung von Prozessen auf unterschiedliche Ebenen zu verteilen und dadurch die Tätigkeiten so aufzuteilen, daß eine übersichtliche Betrachtungsebene erzielt wird. Eine mächtigere Methode ist, die Prozesse in Wertschöpfungsfluß (oder anders bezeichnet statische Ebene) und Informationsfluß (dynamische Ebene) aufzuteilen. Die Unterschiede sollen im folgenden anhand eines Geschäftsprozesses dargestellt werden, der einmal mit einem Tool ohne Trennung (Sketch) und dann mit Nautilus modelliert wurde:

Aus diesem Beispiel lassen sich mehrere Schwächen dieser Methodik aufzeigen.

a.)Es muß bei umfangreicheren Prozessen (Funktionen) mit vielen Einflussgrößen entschieden werden, welche davon abgebildet werden sollen. Werden zu viele abgebildet, so leidet die Übersichtlichkeit, sind es zu wenige, können wichtige In­formationen nicht übernommen und dann auch nicht als Einflussgrößen wahrge­nommen und ausgewertet werden. Wahrscheinlich auch deshalb wurden im obigen Beispiel keine verwendeten Dokumente oder Arbeitsmittel angegeben.

b.)Eine solche Darstellung bedient sich wechselnder Objekte zur Beschreibung der Geschäftsprozesse. Im obigen Beispiel sehr gut zu sehen im Wareneingang: LKW-Lager-Mitarbeiter, je nach Funktion.

c.)Ein so erstelltes Modell wird immer nur dann konsistent bleiben, wenn im besten Fall mit der gleichen „Idee“ oder „Weltanschauung“, meistens aber von der selben Person modelliert wird. So könnte z.B. statt des Spediteurs auch der Lieferant an erster Stelle Stehen, der Lagermeister steht neben dem Lagerpersonal (ist er nicht ein Teil desselben?). Es wird keine methodische Unterstützung gegeben, anhand derer unterschiedliche Personen zu gleichen modelltechnischen Lösungen kommen.

d.)An obigem Beispiel sieht man recht gut, wie schon hier Inkonsistenzen modelliert wurden. So stellen sich bei der Betrachtung der Lagerverwaltung Warenausgang die Fragen: gehört der Gabelstaplerfahrer nicht zum Lagerpersonal? Wenn ja, warum wird er gesondert modelliert? Wenn er zum Lagerpersonal gehört, wovon eigentlich auszugehen ist, bucht er dann auch den Warenausgang? Wie gestaltet sich die Verladung? Ist Fabrik eine Kostenstelle oder eine Abteilung? Wohl weder das eine noch das andere. Wer gehört dazu? Wird in der Fabrik verladen oder im Lager und dann zur Fabrik versandt?

e.)Der eigentliche Gegenstand der Geschäftsprozesse wird überhaupt nicht dargestellt. Ein Prozess kann definiert werden als eine zielgerichtete Abfolge von Tätigkeiten an einem Objekt, mit definiertem Anfangs- und Endpunkt. Mit anderen Worten ist eigentlich darzustellen, was eingelagert wird bzw. was ankommt und wie mit dem jeweiligen angekommenen Gut verfahren wird. Das „Wer?“ und das „Womit?“, das hier an erster Stelle steht, gehört eigentlich an die zweite.